O rodzajach programów strukturalnych w latach 2007--2013 i możliwościach skorzystania z nich przez firmy budowlane pisaliśmy w "AMT" numer 7 (683) z 15 lutego tego roku. Informowaliśmy wtedy, jak wygląda system dotacji. Dzisiaj chcielibyśmy przybliżyć sposób tworzenia wniosków o dotację unijną.

Formularze wniosków są do pobrania w urzędach marszałkowskich (w różnych regionach mogą to być różne wydziały), starostwach lub innych agendach samorządowych. Można je też ściągnąć z Internetu. Wypełnienie wniosku wymaga przemyślenia całego projektu i sporządzenia dokładnego harmonogramu jego realizacji. Większość z programów pomocowych zawiera klauzulę, że efekt danego projektu musi trwać kilka lat po jego zakończeniu. Oznacza to np., że przez ten okres nie wolno sprzedać nam maszyny, do zakupu której UE dołożyła pieniądze. Gdy kontrola wykaże, że jest inaczej, będziemy musieli zwrócić dofinansowanie wraz z odsetkami.

Nie od dzisiaj wiadomo, że urzędnicy są zazwyczaj formalistami, którzy przywiązują wagę do każdego przecinka. Słyszeliśmy o wnioskach, które z tak błahego powodu zostały odrzucone i to bez dociekania, czy sam projekt w nich zawarty był wart dofinansowania, czy też nie. Wynika to z tego, że pierwszym elementem oceny wniosku jest sprawdzenie jego strony formalnej. Jest ona oceniana zero-jedynkowo, można więc na tym etapie odpaść za błahe uchybienie. Podstawowa rada dla piszących wnioski brzmi więc tak: sprawdzajcie wszystkie drobnostki po 10 razy, a najlepiej niech ktoś inny też je sprawdzi. W ramce opisujemy kilka uchybień, które doprowadziły do odrzucenia wniosków.

Drugim etapem jest ocena techniczno-ekonomiczna. Ponieważ większość projektów dofinansowywana jest dopiero po ich zakończeniu, ważna jest płynność finansowa firmy podczas realizacji: - Najtrudniej uzasadnić jest projekty realizowane ze środków własnych - mówi Małgorzata Szaleniec, konsultantka z firmy Ekoconsultant z Krakowa. - Dużo prostsze jest przedstawienie projektu, który będzie finansowany przez bank.

W takim wypadku wystarczy, aby do wniosku o dotację dołączyć promesę kredytową (zapewnienie banku, że udzieli pożyczki przy określonych warunkach). Jest ona relatywnie prosta do uzyskania; zazwyczaj wystarczy złożyć podstawowe dokumenty, gdyż większość firm ma historie kredytowe w banku, do którego się zwraca o promesę. Pamiętać trzeba jedynie o tym, że w okresie przyjmowania wniosków o dotacje w danym regionie wiele firm będzie ubiegać się o promesy, więc banki mogą opracowywać je dłużej niż zwykle. Jeżeli będziemy startować w konkursie otwartym, gdzie każdy dzień jest ważny, może to spowodować niepożądany poślizg.

Ostatnią i najważniejszą częścią przygotowywania wniosku jest jego ocena merytoryczna. To tutaj trzeba wykazać, że projekt odpowiada założeniom, czyli że jest np. innowacyjny bądź zwiększy konkurencyjność firmy na rynku. - W przypadku nowych, nieznanych wcześniej w Polsce technologii bardzo pomocna jest opinia niezależnego instytutu badawczego, potwierdzająca ich innowacyjność - informuje Małgorzata Szaleniec.

Niezwykle ważne jest także, aby nie przesadzić z technicznymi opisami: - Zazwyczaj projekty oceniają asesorzy, którzy mają wykształcenie techniczne, ale nie znają się na wszystkich dziedzinach - wyjaśnia konsultantka. - Warto więc zamiast stosowania żargonowego opisu technicznego spróbować opisać daną maszynę w sposób przystępny, wręcz marketingowy i wykazać zgodność jej zastosowania z założeniami danego projektu.

Kolejny wymóg brzmi: streszczać się. Zazwyczaj na opis jednego zagadnienia mamy raptem kilka tysięcy znaków bez spacji. Mogą się tam znaleźć m.in.: uzasadnienie projektu, jego opis, cele, wykonalność, plan wdrożenia, trwałość, promocja, ekologia, wskaźniki produktu, rezultaty, harmonogram wdrożenia, koszty itp. Zawsze warto akcentować wszelkie korzystne aspekty oddziaływania na środowisko (np. mniejszą emisję szkodliwych substancji przez nową maszynę, mniejsze natężenie hałasu itp.), bo rozpatrujący wniosek może przyznać za to dodatkowe punkty.

W przypadku opisywanych projektów inwestycyjnych wymagane jest także dostarczenie biznesplanu. Jest to zazwyczaj liczbowe uszczegółowienie podstawowych finansowych aspektów projektu. Trzeba w nim przedstawić kondycję finansową firmy. Przedsiębiorstwa, które nie mają dobrej kondycji, nie mogą raczej liczyć na dotacje (np. maksymalny wskaźnik poziomu zadłużenia określony jest na 0,75 aktywów danej firmy). Gotowy wniosek składa się w odpowiednim wydziale właściwego urzędu marszałkowskiego lub w agendzie przez ten urząd wyznaczonej.

Najczęściej zdarza się, że formularz wniosku nie jest podpisany przez osobę upoważnioną i brakuje na nim pieczęci tej osoby. Tych dwóch elementów brakuje równie często pod szczegółowym budżetem i harmonogramem realizowania projektu. Zdarza się, że formularz kopii wniosku nie jest kserokopią oryginału i nie jest poświadczona na nim "zgodność z oryginałem" oraz brakuje daty. Na wnioskach niewypełnione bywa pole "data wypełnienia wniosku" oraz nieprawidłowo wpisana nazwa instytucji, do której jest on skierowany. Uchybienia dotyczą także niezgodności formy elektronicznej z papierową projektu. Sporo zastrzeżeń formalnych wysuwanych jest pod adresem załączników finansowych, w których brakuje "potwierdzenia zgodności z oryginałem" oraz odpowiedniej pieczęci (często wymagane są podpis i pieczątka głównego księgowego firmy).